イベントマニュアル

学園祭までの手順や学園祭当日のスケジュールをご紹介いたします。

  • Step01ハンズに問い合わせ

    「学園祭を盛り上げたい!!」とお考えでしたらまずはハンズにお問い合わせください。
    コンサート、お笑いライブ、トークショー・講演会、キャラクターショー他、いろいろなイベントプランをご提案させていただきます。
    野外ステージの設営、音響・照明・映像機材の発注もお受けしています。
  • Step02出演者の検討

    「大まかな予算を設定して、希望の出演者の検討しましょう。
    その際、学生の希望を把握するためにアンケートをとってみるのも良いでしょう。
    ホームページやカタログに掲載されていないアーティストやタレントに関してもお問い合わせください。
  • Step03出演者の交渉

    「皆さんの希望に沿ってプロダクションと出演交渉をします。交渉は数日～数ヶ月かかることもありますのでご理解ください。
    日程、予算、会場、収容人数、チケット料金、開場／開演時間、最寄り駅などの詳細も教えてください。交渉時の検討材料となります。
  • Step04出演者の決定

    スケジュール、予算などの条件の折り合いがつけば決定になります。
    必ずしも第一希望の出演者に決定するとは限りませんが、出来る限りお応えできるようにします。
    また、口頭での「決定」で契約成立となります。「決定」を伝える際は十分にご検討ください。
  • Step05契約

    契約内容を明確にするために契約書を作成します。
    ハンズ規定の契約書に必要事項を記入、署名、捺印をお願いします。
    分からないことがあればお気軽に相談してください。
  • Step06宣伝・販売プランの検討

    一般的に情報誌やプレイガイドを利用されることが多くありますが、それだけでたくさん集客できると安心しないでください。たくさん集客するには実行委員のみなさんの頑張りが必要です。
    そのためにもどのような宣伝が効果的かプランを練りましょう。ハンズ担当者にご相談ください。
  • Step07印刷物の作成

    ハンズからお渡しするプロフィール・写真を元に、ポスター・チラシ・チケット等の印刷物を作成します。ポスター、チラシは一般のお客様にイベントの開催を知っていただくために最適な告知方法です。印刷物に関しては印刷をする前に必ず原稿チェックをさせてください。
  • Step08本番前の準備

    当日必要になる人員、準備品に関しては手配書にまとめて公演日1ヶ月前くらいを目安にお渡しします。分からないことがあったら必ずハンズ担当者と確認してください。
    チケット販売をしている場合は、どれくらい売れているのか集計して報告してください。
  • Step09本番

    当日こそ皆さんが活躍する場です。あわてず、あせらず、打ち合わせしてきたことをもう一度整理して思い出に残るいい学園祭にしましょう。当日はハンズ担当者がしっかりサポートします。
  • Step10大成功～引き継ぎ

    学園祭は無時終了！
    その後することは後輩への引き継ぎ作業です。反省を含めて今年の資料をまとめておき、来年も成功するようにしっかり引き継ぎましょう。

私立K大学　学園祭実行委員　A君

大学2年生、おっちょこちょいな所もあるが、情熱溢れる20歳。実行委員は2回目。
コンサート部門担当として実行委員30名をあずかり責任の重さにくじけそうになりながら、どうにか当日を迎えることができた。
そのドキュメントを追う！
※開場16時30分のコンサートモデルケースです。

  • 8:008時だよ！全員集合！
    • 9:00の仕込みに間に合うよう、実行委員・お手伝いの学生を早めに集合させた。ハンズスタッフとミーティングをして当日段取りを確認。
  • 8:30スタンバイ OK
    • スムーズに搬入作業が行えるよう、機材車等のトラックが入る門が開いているか、駐車スペースは空いているか、会場のカギは開いているかの確認。
    • 校内をトラックが走るので、安全のため実行委員で警備をした。
  • 9:00機材搬入
    • トラックが到着し、音響や照明の機材搬入が始まる。実行委員・お手伝い共に舞台監督やスタッフの指示に、迅速に動いてくれる。自分は全体の責任者であるため、搬入・搬出時の学生代表者は別の人間に割り振り、そのおかげで、学校との交渉やスタッフとの打ち合わせが急遽入っても、現場を離れることができる。スタッフが入ったと同時に楽屋のセッティングをはじめた。
  • 11:00プロのお時間
    • 何も無かった体育館に、音響・照明機材がセッティングされ、立派なステージへと変貌した。後は、音・明かりの微調整等プロのお仕事がはじまる。（実行委員はいつでも動けるように待機。）
    • スタッフが休憩に入るので、急ピッチで楽屋のセッティングを終わらせた。ケータリング担当（接待係）の笑顔とアツアツのコーヒーはスタッフに評判が良かった。
  • 11:30アーティストがやってきた！
    • アーティストを駅（空港）に迎えに行く。ファンが情報を聞きつけて、待ちかまえている事態を想定し、警備の人数を多めに連れていった。
    • ハンズスタッフと協力し、迅速かつスムーズにTAXIへと移動を済ませた。ジャンボTAXI（9人乗り）を用意し、メンバー同士が別々のタクシーにならないように配慮した。
    • 移動しながら大学の実行委員本部に連絡を入れ、アーティストを迎え入れる準備（楽屋セッティング・警備等）が整っているかを確認。
  • 12:00楽屋入り（実行委員会が最初に緊張する時間です）
    • アーティストが大学に到着。案内をする入り口や、到着のスケジュールを最高機密とし、一部の実行委員にしか伝えなかった。そのおかげで、ファンや一般学生とのバッティングがなく、混乱を避けることができた。ホッと一安心。
  • 13:00プロのお時間2・リハーサル
    • メンバーとスタッフによる楽器と音響のチェックがはじまった。必要なお手伝い以外は立入禁止。
    • 体育館内ではリハーサルが始まった。中から漏れる音を聞いているだけでもちょっと感動。
    • 覗きたい心をグッとこらえて、開場の準備。カメラチェックの用意・禁止事項等を記入したポスターの掲示。
    • 会場入口・会場内・ステージ付近・楽屋などの警備体制の最終チェックを総勢20名の実行委員会＆学生お手伝い、そしてハンズスタッフを交えておこなう。
    • 夜用のお弁当の個数確認
  • 16:00最終チェ～ック
    • ステージ上は16:30の開場にむけての最終チェックに入った。この頃には入場者が入口付近に集まり始めたので、混乱を防ぐため入場者の整理（拡声器があればベスト）、案内を始めた。声の大きい実行委員を数名使い、整列とともに禁止事項を口答で説明。
  • 16:30開場
    • ハンズスタッフから開場OKの指示が出たので、混乱の起きないよう徐々にお客様の入場をはじめた。入口では入場の際、持ち込まれるテープレコーダ・カメラをチェックして預かる作業が始まる。荷札等を用意し、引換券として持ち主がわかりやすいようにした。
    • 会場内の状況を把握しつつ、入場口にも気を配る。お客様の入場がほぼ済んだところで、ハンズスタッフに報告。
  • 17:00開演・コンサートスタート！
    • 一緒に盛り上がりたいところをグッと押さえ、主催者として公演中の事故などが起きないよう、場内・ステージ付近の警備に気を配る。　（トラロープなどを用意しましょう！）
  • 18:30感動のフィナーレ！・終演
    • アンコールも盛り上がり、感動の中、終演。余韻にひたる間もなく、お客様を出口へと向かわせるための場内整理。
  • 18:45機材搬出・安全第一
    • 会場内の客出しが終わったと同時に、搬出作業開始。搬入時とは違い、周囲が暗くなっているため、声をしっかり出し合い、安全確認を行いながら作業を進めた。
    • 会場に気を配りつつ、アーティスト楽屋の担当とも連絡を取り合い、警備・TAXIの手配。
  • 19:00アーティスト楽屋出し
    • メンバーはスタッフより早く学校を出るため、出入り口付近のファンの集まり状況、移動の車の手配等を確認しつつハンズスタッフと相談し、出のタイミングをはかる。
    • かなりの人数のファンがアーティストの出待ちをしていたため、出入り口付近の警備を多めにし、ファンの整理をした。
  • 21:00搬出終了
    • すべての機材をトラックに積み込み搬出終了。あれほどの人数を収容し、盛り上がりをみせたコンサートステージが跡形もなくなっている。寂しい気分も少しあるが、いつもの体育館に戻さなければ学生課に怒られてしまう。
  • 21:30スタッフ楽屋出し
    • スタッフが楽屋を後にした。事前にTAXIを人数分手配。長い1日が終わる。笑顔で「お疲れ様でした！」さぁ、実行委員で打ち上げだ！